A számla kiállítása során számtalan hibázási lehetõség lehet, például rossz címre készül a számla, nem a megfelelõ termék vagy mennyiség szerepel rajta, vagy egész egyszerûen rossz helyen, vagy hibásan lesz kitöltve egy mezõ. Elõfordulhat, hogy már a kiállítás során feltûnik a hiba, de az is lehet, hogy a vevõ küldi vissza a számlát és kéri annak javítást.
Sem a kézi, sem a számítógéppel kiállított számláknál nem lehet a rontott számlába utólag belejavítani. A javításra a sztornó vagy a helyesbítés használható. A 2 fogalom között az alapvetõ különbség, hogy sztornózásra akkor van lehetõség, ha megvan a számla eredeti példánya – mert idõben kiderült a hiba, vagy, mert a vevõ visszaküldte azt. Helyesbítés esetén a vevõnél marad az eredeti, utólag javított számla.
Ezen túlmenõen a hiba jellege határozza meg a javítási módszert. Alaki hibák miatt nem alkalmazható helyesbítés, csak sztornózás, azonban ha az áthárított adó összegét érinti a változás, akkor lehet helyesbíteni. Így például a sztornózás a helyes eljárás, ha valamelyik cím (vevõ vagy eladó) elégtelen vagy pontatlan, vagy az összeg nem megfelelõen lett kiszámolva, vagy az ügyfél nem tudja azt befogadni – például minõségi kifogás miatt visszaküldi a terméket a számlával együtt. Helyesbítõ számlát abban az esetben lehet használni, ha a kiállított számlán a tételek rossz mennyiséggel, összeggel, áfa kulccsal szerepeltek, vagy a szükségesnél több, illetve kevesebb tétel került a számlára. Ebben az esetben egy új számla kerül kiállításra negatív végösszeggel. Az eredeti pozitív és a helyesbítõ negatív számla együttesen fogja meghatározni a fizetendõ vagy visszatérítendõ összeget, teljes helyesbítés esetén pedig a nullás egyenleg „érvényteleníti” az eredeti számlát.
A kézi számla sztornózásánál a rontott példányt át kell húzni és fölé kell írni, hogy „SZTORNÓ”. A rontott, sztornírozott számlát (annak összes példányát, tehát az eredeti példányt is) meg kell õrizni. Ha szükséges, a rontott számla helyett új számla kerülhet kiállításra.
Számlázó-program használatakor általában „gombnyomással” sztornózható a rontott számla. Ebben az esetben a program kiállít egy új számlát, az eredeti számlát a továbbiakban „sztornózottként” jelöli a programban. A számlán fel kell tüntetni a sztornózandó számla sorszámát, amit a program vagy automatikusan kitölt, vagy kézzel beírható a „megjegyzés” rovatba. A sztornó elfogadott szövege: „Ez a számla az XXX sorszámú számla sztornó számlája.” A sztornó számla kitöltése során a teljesítés idõpontjaként az eredeti, tévesen kiállított bizonylaton szereplõ teljesítési idõpontnak kell szerepelnie.
A sztornó számla teljesítési dátuma az eredeti számla teljesítési dátumával egyezik meg. Amennyiben idõközben bevallás történt, önrevíziót kell benyújtani.
A helyesbítõ számlát a hiba feltárásának idõpontjában kell kiállítani, és teljesítési dátumként is ezt a dátumot kell megadni) Ebben az esetben is hivatkozni kell az eredeti számlára. Az eredeti számla tartalmát negatív elõjellel kell megismételni, majd (szükség esetén) helyesen is feltûntetni ugyanazon a számlán belül. A számla végösszege így a különbözetet fogja mutatni mind az adó és adóalap, mind a végösszeg tekintetében.
Ajánlott bejegyzések: